MontagsPost: Multitasking

Sind Sie multitasking? Wird von Ihnen erwartet, multitasking zu sein? Können Sie Multitasking gut? Sind Sie zufrieden mit Multitasking?

Konnten Sie beim Lesen alle Fragen beantworten? Dann sind Sie möglicherweise wirklich multitasking.

Was bedeutet Multitasking wirklich?

Wie immer, wenn ich mich mit Begriffen und der Bedeutung befasse, habe ich recherchiert. Der Begriff hat mehrere Bedeutungen. Seinen eigentlichen Ursprung findet der Begriff übrigens in der IT.

„Der Begriff Multitasking (engl.) bzw. Mehrprozessbetrieb bezeichnet die Fähigkeit eines Betriebssystems, mehrere Aufgaben (Tasks) (quasi-)nebenläufig auszuführen. Im Allgemeinen bietet der Prozessor hierzu auch unterstützende Hardware-Strukturen. Die verschiedenen Prozesse werden in so kurzen Abständen immer abwechselnd aktiviert, dass der Eindruck der Gleichzeitigkeit entsteht.“ (Quelle Wikipedia)

Das ist vermutlich nicht die Erklärung, die Sie erwartet haben, trifft aber den Kern der Sache recht gut. Dazu gleich mehr.

Die vermutlich bekanntere Verwendung des Begriffs Multitasking dient der Beschreibung menschlichen Verhaltens bzw. der Zusammenfassung von Fähigkeiten.

„Unter Multitasking versteht man die Fähigkeit eines Menschen, mehrere Tätigkeiten zur gleichen Zeit oder abwechselnd in kurzen Zeitabschnitten durchzuführen, (…)“ (Quelle Wikipedia)

Kennen Sie das? Können Sie das? Also mehrere Dinge gleichzeitig?

• Bügeln und Fernsehen?
• E-Mails lesen und Kollegen-Fragen beantworten?
• Essen und Trinken?
• Rechnungen schreiben und Konzepte erstellen?
• Telefonieren und Autofahren?

Bleibt dabei nicht immer etwas auf der Strecke?

Ich höre das sehr oft, dass von den Mitarbeitern meiner Kunden und Geschäftspartner erwartet wird, multitasking zu sein. Im Gegenzug höre ich genauso oft, dass Aufgaben nicht zu Ende geführt wurden, irgendetwas „vergessen“ wurde, ein Teil der Aufgabe „liegen geblieben“ ist, Details nicht gehört oder weitergegeben wurden. Ob das irgendwie zusammenhängt?

Zwei kleine Beispiele:

1. Als ich neulich morgens früh um 7.00 am Hauptbahnhof angekommen bin, wollte ich zum Frühstück Brötchen kaufen. Die Schlange vor mir war nicht ganz kurz, alle standen hintereinander, eine junge Frau daneben, sie telefonierte. Die Verkäuferinnen waren sehr schnell beim Verkauf, ich schon beinahe dran, nur noch einer vor mir und die telefonierende Frau daneben. Diese bestellte plötzlich, beschwerte sich, sie würde ja schließlich auch warten, telefonierte weiter. Ihre Brötchentüte lag auf dem Tresen, sie telefonierte, sie suchte ihr Geld, telefonierte, konnte das Wechselgeld nicht einstecken, telefonierte…. Multitasking eben.

Warum kann man diese Tätigkeiten nicht nacheinander machen? Zuerst das eine, dann das andere. Das wäre für alle Beteiligten eindeutiger und leichter gewesen – und weniger anstrengend.

2. Sie sitzen an Ihrem Arbeitsplatz und arbeiten konzentriert an einer Aufgabe. Plötzlich steht ein Kollege im Raum und wirft Ihnen eine Frage an den Kopf, die natürlich auch sofort beantwortet werden muss.

Wie reagieren Sie? In der Regel werden Sie nur die Hälfte der Frage verstanden haben und werden diese auch nicht vollständig bzw. konzentriert beantworten können. Und der Gedanke, den Sie eben zuletzt zur Erledigung Ihrer Aufgabe verfolgt haben, ist weg. Multitasking.

Natürlich kommt es immer mal vor, dass Kollegen Fragen stellen oder das Telefon klingelt und man bei der Aufgabe gestört wird. Das gehört zum Arbeitsalltag mit Kollegen. Warum aber wartet der Kollege nicht, bis sie sich ihm zuwenden? Oft möchte man ja nur den Satz fertig schreiben oder sich noch ein Stichwort notieren, um dann an der richtigen Stelle weiterarbeiten zu können. Sie warten ja auch einen kurzen Moment, bevor Sie ans Telefon gehen. Oder nicht? Ist das einfacher und weniger stressig? Und effektiver?

Meine These: Multitasking ist KEIN Qualitätsmerkmal!

Beim Multitasking wird erwartet, dass Sie mehrere Prozesse und Aufgaben gleichzeitig oder abwechselnd in kurzen Abständen nacheinander durchführen. In der IT wird hierfür eine ganz bestimmte Hardware benötigt. Die menschliche Hardware ist dafür nur sehr eingeschränkt geeignet. In der Regel reicht ihr persönlicher Arbeitsspeicher dafür nicht aus, die Prozesse überfordern Ihre interne Festplatte und bringen schlimmstenfalls Ihre persönliche Software zum Absturz (neumodisch nennt man das „Burn-Out“).

Multitasking-Anforderungen verursachen Stress und die Qualität Ihrer Arbeit leidet, weil das eine nicht fertig ist, während das nächste schon heiß läuft und schließlich geht wichtiges verloren. Ganz zum Ärger Ihrer Kunden.

Ich verrate Ihnen jetzt noch ein Geheimnis: Ich bin nicht multitasking. Und das ist gut so.

Natürlich arbeite ich als Freelancerin in mehreren Projekten und das auch manchmal gleichzeitig. Gleichzeitig bedeutet hier aber nur parallel.

Wenn ich mich um „Projekt A“ kümmere, dann bin ich voll konzentriert in diesem Projekt tätig. Manchmal ein paar Minuten, manchmal ein paar Stunden, manchmal einen oder mehrere Tage hintereinander.

Wenn dann „Projekt B“ parallel läuft, dann nehme ich mir dazwischen Zeit für den Wechsel.

Das ist meine sogenannte „Wechselzone“. Die ist manchmal eine Tasse Kaffee lang, eine Wegstrecke von einem Kunden zum anderen, der Wechsel von einem Schreibtisch an den nächsten usw.

Auf alle Fälle schalte ich von der Konzentration auf die eine Thematik um, auf die Konzentration zur nächsten Thematik. Und so halte ich es auch, wenn da noch die „Projekte C bis Z“ hinzukommen.

Als mein Kunde müssen Sie jetzt nicht besorgt sein, dass ich mich nicht voll auf Ihre Bedürfnisse einstellen und auf die Aufgaben konzentrieren kann. Im Sinne der Qualität aber nacheinander, Unteraufgabe für Unteraufgabe, Prozess für Prozess bzw. Schritt für Schritt. Nur so werden alle Aufgaben vollständig erledigt und nicht nur ein kleiner Teil. Sie werden zufrieden sein.

Dies beschreibt in meinen Augen diese Teildefinition von „Multitasking“ am besten, dass…

„…Personen mehrere (Unter-)Aufgaben in den Kontext einer größeren, komplexen Aufgabe integrieren und durchführen“. (Quelle Wikipedia)

Projektarbeit mit Qualität. Schritt für Schritt.